Als Sekretärin sind Sie verantwortlich für die Führung des Front- Office. Sie sind die rechte, organisatorische Hand der Kanzleileitung, die sich eigenverantwortlich um alle anfallenden Verwaltungsaufgaben kümmert. Hauptsächlich kümmern Sie sich um die Erledigung aller tagtäglich anfallenden Anfragen und sind die erste Ansprechpartnerin für Mandanten.
Die Hauptaufgaben

• Regelung des Post- und elektronischen Mail-Verkehrs
• die Entgegennahme und Weiterleitung verschiedener Telefonanrufe

MS Office beherrschen Sie als Grundwerkzeug in der Kanzlei. Die Einarbeitung in DATEV-Arbeitsplatzprogramme für die Eigenorganisation ist für Sie kein Hindernis. Der Umgang mit digitalen Medien bereit Ihnen keine Probleme.
Sie beherrschen die deutsche Sprache sehr gut in Wort und Schrift, weitere Sprachen (insbesondere Englisch) sind von Vorteil.
Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, und haben Mandanten und Geschäftspartnern gegenüber ein freundliches und kompetentes Auftreten

Weitere Aufgaben:
 

• Koordination von Besprechungen, Terminen und Ressourcen (Besprechungsräume, Homeoffice-Material).
• Mandantenempfang inkl. Kaffee/Tee Imbiss
• Fristenbuch führen und Ablauf kontrollieren
• Dokumentenmanagement pflegen, Dokumentenvorlagen entwerfen
• organisierte Ablage und Administration der Unterlagen stets auf dem neusten Stand
• Neuanlage von Mandanten, Stammdaten pflegen
• Archiv pflegen und ggfls. Vernichtung von Belegen initiieren
• Ausgabe, Überwachung von Mandanteninformationen
• Scannen von Papierdokumenten in das DMS und Metadaten hinzufügen
• Warenbestellungen und Fremdleistungen koordinieren, prüfen und Rechnungen für den Zahlungsverkehr bereitstellen (z.B. Papier, Toner, Geburtstagsgeschenke, Hygieneartikel, Wartungsleistungen, Hausmeister, Reinigungsdienstleister)
• Vor- und Nachbereitungsarbeiten für einfache Lohn- und Buchführungen erledigen (sortieren, scannen, zuordnen)
• Vor- und Nachbereitungsarbeiten für Jahresabschlussübergaben (z.B. Digitalisierung von Dokumenten, Jahresabschlüsse und zugehörige Anlagen binden und sortiert an den Fachmitarbeiter übergeben)
• Vor- und Nachbereitungsarbeiten für Sonderaufgaben (z.B. Coronahilfen, Lizenzierungsverfahren im Bereich der Profisportvereine)
• Einpflegen von Bildern und Fachtexten (durch Fachmitarbeiter ausgearbeitet) in das CMS der Kanzleiwebseite
• Kaffeküche zum Dienstschluss aufbereiten (Reinigung Arbeitsflächen und Kaffeeautomaten, einmal monatlich Kühlschrank

Sie kennen den Terminkalender der Kanzleileitung für die nächsten Tage. Sie organisieren Mandanten- veranstaltungen, VIP-Tickets bei Sponsorenveranstaltungen und Geschäftsreisen. Sie bereiten die jeweiligen Räume, die Technik, das Catering etc. vor. Während der Beratungen führen Sie im Bedarfsfall ein Gesprächsprotokoll. Ihre Multitasking-Eigenschaften machen sie zu einem unerlässlichen Glied der Kanzleileitung.